التحضير الفائز

قبل التسجيل في معرض تجاري، من المهم تحديد هدفه. اطرح على نفسك الأسئلة الصحيحة: أي نوع من الزوار ترغب في لقائه؟ في أي مجال (ات) نشاط؟ من أي منطقة جغرافية (جغرافية)؟ استشر المعلومات المقدمة من قبل المنظمين، ثم اطلب المشورة من الغرفة التجارية الدولية لبلدك. لماذا لا تذهب كزائر؟ بمجرد اتخاذ القرار (على الأقل قبل عام واحد)، قم بعمل تخطيط عكسي باستخدام مراحل مختلفة من مشاركتك.

قبل عام: معرض في المرحلة مع أهدافك

1. حدد أهدافك والمنتجات والخدمات التي ترغب في عرضها. ستؤدي الوسائل التي سيتم تنفيذها إلى: نوع الجناح، ووسائل الاتصال، والهدايا الترويجية، ووجود الموظفين، واللوجستيات، وما إلى ذلك. تذكر أن المعرض مجرد جزء واحد في سلسلة استراتيجية تجارية. كن حذرًا في اختيار تواريخك، مع مراعاة الفصول الفصلية المحتملة المتعلقة ببعض المهن (الغذاء، التوظيف…)، والبعد الوطني أو الدولي للمعرض. نصيحة +: اسأل المنظمين، تحقق من خطتهم الإعلامية، استشر موقعهم الإلكتروني (بشكل عام، ستجد إحصائيات حول توبولوجيا الزوار…) قبل وضع تخطيطك العكسي.

قبل ستة أشهر: حجز الجناح والإقامة

2. قم بالتسجيل في أقرب وقت ممكن للحصول على الموقع المناسب. بشكل عام، يفتح المنظمون التسجيل قبل عام واحد، أو أكثر للمعارض الدورية. حدد المساحة المثلى لعرض منتجاتك، وتخزين المواد، واستقبال زوارك في مساحة ودية. درس التآزرات الممكنة مع الجناحات المجاورة. المنافسة ليست بالضرورة عائقًا. نصيحة +: تأكد من التحقق من عدم وجود مشروع لجناح جماعي (جناح إقليمي أو وطني مقترح من قبل الهيئات العامة الاقتصادية) يمكن أن يسمح لك بالاستفادة من الفوائد (جناح جاهز، اتصالات مشتركة، الخ). يمكنك أيضًا الانضمام إلى شركة تكون نشاطها مكملًا لنشاطك.

ثلاثة أشهر قبل المعرض:

المعلومات والوثائق 5. بمجرد اكتمال ملفك الفني، اطلب الدعوات، وشارة المعرض، والملصقات، والنشرات… ثم ابلغ عملائك وآفاقك بمشاركتك في المعرض – ذكر ذلك على موقعك الإلكتروني، أو في رسائل (أو بريد إلكتروني) -. أرسل الدعوات المقدمة من المنظم بإضافة رقم جناحك. تأكد من إنهاء الوثائق المخصصة للتعريف بمنتجاتك أو خدماتك: كتيبات، فيديوهات، أدوات إعلانية، تنشيطات… نصيحة +: يمكنك تغيير رسالة البريد الصوتي الخاص بك عن طريق تحديد مشاركتك المقبلة في المعرض، قم بإعداد قائمة تحقق للمعدات الصغيرة المطلوبة: بطاقات العمل، الشريط اللاصق ذو الجوانب المزدوجة، دباسة، صيدلية صغيرة…

شهرين قبل المعرض:

دعوات تحديدية 6. أرسل دعوات شخصية لعملائك وآفاقك، وقم بتأكيد نقل موادك إلى موقع المعرض وتحقق من تأمينك. اجمع فرقك وخطط لجدول زمني لاستقبال الزوار. نصيحة +: الاتصال المسبق يسمح لك بجذب 45% من الزوار إضافيين (مصدر: ديلويت آند توش). تفضل الدعوة التحديدية: 70% من الزوار يقررون التحرك بعد دعوة شخصية. ثلث زوار المعرض تلقوا دعوة مجانية.

قبل بضعة أيام… وخلال المعرض:

استقبال وتحسين حركة المرور 7. ارتق بآفاقك و، قبل يوم الافتتاح، تحقق من أن الجناح يلبي توقعاتك. في يوم “الدي-دي”، ركز على استقبال العملاء. تأكد من كشف احتياجاتهم، وتسجيل مرورهم عبر تسجيل إحداثياتهم. يمكن أن يكون المعرض أيضًا فرصة لتقديم لحظة اجتماعية على الجناح. يبرمج المنظمون البرنامج