LA PRÉPARATION GAGNANTE
Avant de vous inscrire à un salon professionnel, il est important de le cibler. Posez-vous les bonnes questions : quel profil de visiteurs souhaitez-vous rencontrer ? Dans quel(s) secteur(s) d’activité ? De quel(s) secteur(s) géographique(s) ? Consultez les informations fournies par les organisateurs, puis demandez conseil à votre CCI. Pourquoi ne pas vous y rendre en tant que visiteur ? Une fois votre choix fait (au moins un an à l’avance), établissez un rétroplanning avec les différentes étapes de votre participation.

UN AN AVANT : UN SALON EN SCÈNE AVEC VOS OBJECTIFS
1. Définissez vos objectifs et les produits et services que vous souhaitez exposer. Les moyens à mettre en œuvre en découleront : type de stand, supports de communication, goodies, présence du personnel, logistique, etc. N’oubliez pas que le salon n’est qu’un maillon dans une chaîne stratégique d’entreprise. Soyez attentif au choix de vos dates, en tenant compte de la saisonnalité possible liée à certains métiers (alimentation, recrutement, etc.), de la dimension nationale ou internationale du salon.
CONSEIL + : Interrogez les organisateurs, vérifiez leur plan média, consultez leur site web (en principe, vous trouverez des statistiques sur la typologie des visiteurs…) avant d’établir votre rétroplanning.

SIX MOIS AVANT : RÉSERVATION DU STAND ET HÉBERGEMENT
2. Inscrivez-vous dès que possible pour obtenir l’emplacement souhaité. En général, les organisateurs ouvrent les inscriptions un an à l’avance, voire plus pour les salons biennaux. Déterminez la zone optimale pour présenter vos produits, stocker du matériel et accueillir vos visiteurs dans un espace convivial. Étudiez les synergies possibles avec les stands voisins. La concurrence n’est pas nécessairement un handicap.
CONSEIL + : Assurez-vous qu’il n’y a pas de projet de stand collectif (pavillon régional ou national proposé par les CCI) qui vous permettrait de bénéficier d’avantages (stand clé en main, communication commune, etc.). Vous pouvez également vous joindre à une entreprise dont l’activité sera complémentaire à la vôtre.

3. Réservez le transport et les chambres d’hôtel. Les hôtels proches des centres d’exposition ont souvent du mal à répondre à l’afflux de réservations lors d’événements majeurs ou de manifestations culturelles concomitantes, par exemple. En réservant dès que possible, vous éviterez de perdre du temps et de l’énergie sur le transport.

QUATRE MOIS AVANT : L’OPTIMISATION DU STAND
4. Définissez l’aménagement du stand avec l’organisateur et/ou un concepteur de stands ou une agence de communication spécialisée. N’oubliez pas de leur donner un cahier des charges qui répondra à vos souhaits : type de stand, éléments de liaison, cloisons, éclairage, mobilier, équipement de stockage, vestiaire et boissons, etc.
CONSEIL + : Optimisez votre espace en mettant des produits en mouvement, en proposant des démonstrations. Travaillez sur les visuels, utilisez la lumière, la couleur, les plantes. Enfin, choisissez un stand ouvert pour que les visiteurs aient envie d’entrer.

TROIS MOIS AVANT : INFORMATION ET DOCUMENTATION
5. Une fois votre dossier technique complété, commandez les invitations, les badges d’exposant, les autocollants, les dépliants, etc. Informez ensuite vos clients et prospects de votre participation au salon – mention sur votre site web, lettres (ou e-mails). Envoyez les invitations fournies par l’organisateur en ajoutant le numéro de votre stand. Assurez-vous de finaliser les documents destinés à faire connaître vos produits ou services : brochures, vidéos, objets publicitaires, animations, etc.
CONSEIL + : Vous pouvez changer votre répondeur en indiquant votre prochaine participation au salon, établir une liste de petit matériel à fournir : cartes de visite, ruban adhésif double face, agrafeuse, petite pharmacie, etc.

DEUX MOIS AVANT : INVITATIONS NOMINATIVES
6. Envoyez des invitations personnalisées à vos clients et prospects, confirmez le transport de votre matériel sur le site d’exposition et vérifiez votre assurance. Réunissez vos équipes et élaborez un planning de permanences pour accueillir les visiteurs.
CONSEIL + : Communiquer en amont vous permet de capter 45% de visiteurs supplémentaires (source Deloitte & Touche). Privilégiez les invitations nominatives : 70% des visiteurs décident de se déplacer après une invitation personnelle. Un tiers des visiteurs de salon ont reçu une invitation gratuite.

QUELQUES JOURS AVANT… ET PENDANT LE SALON : ACCUEIL ET OPTIMISATION DU TRAFIC
7. Relevez vos prospects et, la veille de l’ouverture, vérifiez que le stand correspond à vos attentes. Le jour J, concentrez-vous sur l’accueil des clients. Assurez-vous de détecter leurs besoins, de prendre note de leur passage en enregistrant leurs coordonnées. Un salon peut également être l’occasion d’offrir un moment de convivialité sur le stand. Les organisateurs programment